Аудит отдела продаж с примерами. Аудит продаж товаров

Вот в таких ситуациях есть смысл провести качественный аудит:

• Замедлился сбыт товаров по неизвестным причинам.
• Конкурирующие компании набрали силу и перетянули на себя выгодные рынки.
• Вы желаете сделать сбыт более быстрым.
• Отток клиентской базы.

Аудит с точностью определяет, когда именно срываются сделки и что этому способствует. Также он выявляет, выполняют ли работники свои прямые обязанности. В результате аудита удается:

• Определить слабые места системы сбыта и устранить их.
• Узнать способы восстановления работоспособности системы.
• Увидеть изнутри процесс продаж.
• Проверить расходы.
• Проверить доходы.

Рентабельность отдела измеряется таким способом в денежном эквиваленте.

Этапы

Выделяют такие этапы аудита отдела по продажам:

1. Определяется позиция аудита. Она может быть одна или несколько, в зависимости от того, какие цели ставит руководитель. Если приблизительно известно, где белые пятна, тогда аудит затрагивает именно эту позицию. Бывает необходим и общий аудит.
2. Сбор данных. На этом этапе собирается информация, просматриваются документы и бумаги, происходит их тщательный анализ.
3. Общение с сотрудниками компании. Обычно назначаются собеседования с менеджерами по продажам.
4. Собираются данные о конкурентах.
5. Последний этап заключается в окончательном анализе и выявлении проблемных зон отдела продаж.

Как видно, проверяется компания, ее сотрудники и конкурирующие компании. Определяется, соответствует ли в целом организационная структура поставленным перед ней руководством задачам. Грамотная тоже играет немаловажную роль в увеличении прибыли. Поэтому руководитель должен знать, что существуют методы поощрения работников: материальные и нематериальные. Первые основаны на финансовом стимулировании сотрудника, т.е. это премии и денежные бонусы. А к нематериальным относят устные благодарности, почетные грамоты, различные кубки и другое. Нематериальные стимулы обойдутся компании дешевле, но они не менее эффективны, если их грамотно применять.

Грамотная мотивация персонала тоже играет немаловажную роль в увеличении прибыли.

В чем польза

Статистика нам ясно говорит, что больше 95 процентов новых компаний закрываются в первые годы после открытия. А виной этому становится неправильная и непродуманная организация отдела продаж. В любой компании, занимающейся торговлей, именно этот отдел должен быть ключевым. Для руководителя контроль отдела продаж должен быть первым делом, от которого зависит успех всей организации и ее будущее. Плохой сбыт товаров – это всегда провал деятельности компании, который ведет к закрытию. Допустить этого нельзя.

Помогает в этом аудит, который открывает глаза руководству на все пробелы. В результате чего необходимость закрытия отпадает, руководителю нужно только устранить все дефекты, мешающие полноценному развитию его детища. Метод аудита лучше других подходит для объективной оценки фактической ситуации. После него станет понятно, как управлять отделом продаж.

Директор спросил, а как продажи в этом месяце?

Весь современный бизнес построен на продажах, в действительности так и есть, все мы что-то покупаем и в тоже время продаем работая в компаниях как сотрудники. Именно отдел продаж, является источником дохода, для каждой отдельно взятой компании. Как говориться нет продаж, нет нормальной зарплаты. Именно поэтому, мы проводим экспертный аудит отдела продаж и каждого отдельного сотрудника в частности.

Лучше бы директор спросил, а как сотрудники в отделе продаж?

Продажи как известно зависят от менеджеров отдела продаж. Откроем несколько секретов, первый это внутренняя экология самого коллектива. Руководителю отдела слаженность коллектива и отношения в нем, мало или вообще не интересны. Он приходит с утра, делает свою работу, раздает указания, проводит совещания, пятиминутки, делает сводные графики для руководства, фонтанирует идеями и это в лучшем случае. Все это называется важными словами — Управление продажами.

Генеральный директор, лицо весьма занятое, у него все просто, продажи упали, надо что-то делать, к примеру вызвать на ковер РОПа или кого-то другого по «оргштатке» и душевно с ним обсудить ситуацию. Очень часто в итоге виноваты менеджеры отдела продаж, тренинг-менеджер придумывает новые форматы обучения, вводятся новые регламенты и закручиваются гайки.

- Чтобы прибыль продолжала расти, нужен правильный баланс экологичности, внутри отдела продаж

..А, как это?!

Экспертный аудит продаж, или оценка свежим взглядом

Есть такой эффект новичка, если человеку не из вашей сферы деятельности показать ваш бизнес, то он сможет увидеть в нем скрытые перспективы. Если вы действительно желаете увеличить продажи и стать на путь развития, то мы готовы всеми силами придти на помощь. Нет, мы не будем тыкать пальцем в презентацию, делать умное лицо и указывать как вам выстраивать стратегию и планировать бюджеты. Мы возьмемся за то, где мы профессионалы а именно за тот участок, где дорогой кошельку лид (заявка), превращается в маржу.

Если кратко, этапы нашей работы:

Целью проверки реализации продукции (работ, услуг) является определение достоверности отражения в бухгалтерском учете процесса продажи продукции (работ, услуг).

Источниками для проверки являются первичные документы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и прочие), учетные регистры, бухгалтерская отчетность (отчет о прибылях и убытках, приложение к балансу).

В ходе аудиторской проверки реализации продукции (работ, услуг) должно быть подтверждено, что:

· операции по продаже надлежащим образом санкционированы;

· на счетах бухгалтерского учета отражены все реально совершенные сделки по продаже;

· продажа своевременно отражена на соответствующих счетах учета, суммы продажи правильно классифицированы;

· стоимостная оценка операций по продаже правильно определена;

· суммы дебиторской задолженности по расчетам за поставку продукции (работ, услуг) правильно отражены на соответствующих счетах.

Правильность отражения операций по продаже устанавливается в ходе выборочной проверки этих операций путем сверки данных, отраженных в бухгалтерских регистрах предприятия, с первичными документами и наоборот. Такая проверка может быть проведена на предварительном этапе аудита. При этом ее объем будет определяться результатами проверки эффективности системы внутреннего контроля.

Операции по продаже надлежащим образом санкционированы. Необходимо проверить соблюдение политики предприятия в отношении предоставления кредитов покупателям, процедур доставки и ценообразования при выполнении ежедневных операций. Аудиторская проверка проводится путем сравнения фактических цен по различным видам продукции, условий оплаты транспортных расходов или доставки, указанных в счетах, с данными соответствующих документов, утвержденных руководством. Фактические цены и условия доставки можно узнать из счетов-фактур или товарно-транспортных накладных. Эти показатели могут быть сопоставлены с утвержденными прайс-листами, номенклатурой цен, иными документами, определяющими порядок и условия реализации.

Если продажные цены или условия продажи продукции определяются индивидуально для каждого заказчика, то необходимо удостовериться в том, что они были надлежащим образом санкционированы уполномоченным на это сотрудником предприятия (например, начальником отдела продаж). В случае, если продажи базируются на выполнении нескольких крупных договоров, сумма и описание фактически доставленных товаров или оказанных услуг должны быть связаны с условиями этих соглашений.

Проверка наличия необходимых разрешений на совершение операций по продажам, как показывает аудиторская практика, осуществляется независимо от уровня эффективности системы внутреннего контроля, однако объем выборки для проверки может быть уменьшен в случае, если было получено подтверждение эффективности системы внутреннего контроля.

На счетах бухгалтерского учета отражены все реально совершенные сделки по продаже. При проведении этого теста необходимо обратить внимание на возможность возникновения двух видов ошибок:

· данные по реально совершенным операциям не отражены в учете;

· на счетах отражены фиктивные операции.

Подобные ошибки могут приводить соответственно к занижению или завышению стоимости активов и сумм продажи. Проверка полноты и достоверности отражения сумм продажи на счетах бухгалтерского учета является частью проверки эффективности системы внутреннего контроля.

При проверке достоверности отражения сумм от продажи продукции, товаров следует выборочно сверить ряд записей в регистрах учета продаж с данными первичных документов (коносаментов, товарно-транспортных накладных и так далее), а также с документами, свидетельствующими о приеме отгруженной продукции (выполненных работ, оказанных услуг), для подтверждения того, что товары были действительно доставлены, работы выполнены, услуги оказаны и право собственности на них перешло от исполнителя к заказчику (покупателю). В дополнение к этому необходимо также проверить условия поставки для точного определения момента перехода права собственности.

В случае, если факт перехода права собственности не может быть подтвержден непосредственно из имеющейся документации, необходимо проанализировать последующие платежи, полученные от данного заказчика (покупателя) в погашение дебиторской задолженности, и на основании этого сделать заключение о реальности сделки, отраженной на счете 90 «Продажи».

Проверка полноты учета продаж может быть эффективно осуществлена путем выборочной сверки данных товарно-транспортных накладных (или заменяющих их документов) отдела продаж со счетами-фактурами и данными бухгалтерского учета. При проведении этой проверки аудитор должен быть уверен, что все товарно-транспортные накладные собраны и надлежащим образом хранятся в отделе продаж. Это можно сделать путем анализа порядковой нумерации этих документов.

При проверке достоверности данных исходным пунктом является регистр учета продажи. На основе данных этого регистра делается выборка номеров счетов, которые затем сверяются с товарно-транспортными накладными и заказами на покупку, полученными от заказчиков (покупателей).

При проверке полноты учета, напротив, исходным пунктом служат товарно-транспортные накладные. Делается выборка товарно-транспортных накладных, данные которых сверяются с данными счетов-фактур и регистра учета продажи.

Своевременность отражения продажи. Счета на продажу должны выставляться и данные о реализации учитываться своевременно, то есть по мере совершения операции (отгрузки) с отнесением к соответствующим периодам. Это предотвращает риск случайных пропусков данных в учете.

При проверке своевременности учета продажи, как правило, сопоставляются даты, указанные в товарно-транспортных накладных, с датами соответствующих счетов-фактур, датами записей по счетам учета реализации и дебиторской задолженности. Значительные расхождения в датах свидетельствуют о потенциальных проблемах своевременности учета реализации.

Правильная стоимостная оценка операций по продажам. Точный расчет суммы продаж влияет на правильное выставление счетов-фактур за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги и последующее отражение этих данных в бухгалтерских регистрах.

Проверка правильности оценки продажи включает пересчет данных учета для выявления возможных математических ошибок. Как правило, подсчитываются итоговые суммы счетов-фактур либо осуществляется проверка контрольных документов, подготовленных самостоятельно.

Если сумма продажи выражена в иностранной валюте, необходимо также проверить применение валютных курсов. Для этого аудитор должен сверить курс, использованный экономическим субъектом, с курсом ЦБ РФ, официально действовавшим на момент совершения операции, а также проследить, чтобы данные о валютной сумме продажи и ее рублевый эквивалент надлежащим образом были отражены в бухгалтерских регистрах.

Суммы продажи правильно классифицированы. Помимо полного и достоверного учета данных о проданной продукции (выполненных работах, оказанных услугах), важно также, чтобы эти данные были правильно классифицированы в Отчете о прибылях и убытках.

В ходе проверки классификации операций необходимо на основании первичных документов определить правильность корреспонденции счетов в регистре учета продажи и правильность разноски по Главной книге.

Суммы дебиторской задолженности по расчетам за поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг) правильно отражены.Полнота отражения данных о продаже в регистре учета расчетов с покупателями и заказчиками имеет важное значение, поскольку влияет на возможность экономического субъекта контролировать оплату непогашенной дебиторской задолженности.

Данная задача обычно выполняется в ходе проверки правильности классификации операций по продажам, как это описано выше. При проверке правильности отражения данных регистра учета продажи по счетам Главной книги, необходимо также удостовериться, что эти данные надлежащим образом были отражены на счетах учета дебиторской задолженности.

Во многих случаях разноска данных на счетах учета дебиторской задолженности в Главной книге основывается не на данных регистра учета продажи, а на данных журналов-ордеров по учету дебиторской задолженности, которые включают не только сведения о выставленных за период счетах, но и информацию о полученных платежах. В этом случае необходимо проверить, что сумма выставленных счетов, указанная в журналах-ордерах по учету дебиторской задолженности, соответствует сумме продаж по регистру учета продажи. Кроме того, необходимо удостовериться, что данные журналов-ордеров по счетам учета расчетов с покупателями и заказчиками надлежащим образом разнесены по соответствующим счетам Главной книги.

Аналитические процедуры проверки предполагают сопоставление данных о продаже за месяц с:

· данными других месяцев и всего цикла продажи;

· ежемесячными прогнозами объемов продажи;

· данными за соответствующий период прошлых лет.

Если анализ проводится на предварительном этапе аудиторской проверки, то может быть подготовлена оценка общего объема продажи за год. В конце года будет произведено сопоставление оценочной величины объема продажи с фактической суммой.

На этапе проверки отражения результатов от продажи продукции (работ, услуг) аудитор определяет правильность отражения прибыли от продажи на счете 99 «Прибыли и убытки». Для этого сверяются записи по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки» с дебетом счета 90 «Продажи» и соответствие этого показателя данным Отчета о прибылях и убытках.

Используя процедуру арифметических подсчетов, аудитор по Главной книге (регистру синтетического учета) по счету 90 проверяет правильность определения показателей:

1. Выручки от продажи продукции (работ, услуг) и себестоимости проданной продукции (работ, услуг).

2. Расходов на продажу.

3. Управленческих расходов.

Приведем алгоритм проверки формирования прибыли от продажи продукции, работ, услуг.

· Выручка от реализации продукции (работ, услуг) = Сумма оборотов по кредиту счет 90 «Продажи» - Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» за отчетный период в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – Сумма оборотов по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи»

· Себестоимость проданной продукции = Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» – Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» за отчетный период в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» в корреспонденции со счетом 44 «Расходы на продажу» – Сумма оборотов по дебету счета 90 «Продажи» в корреспонденции со счетом 26 «Общехозяйственные расходы»

· Расходы на продажу = Сумма оборотов за отчетный период по дебету счета 90 в корреспонденции со счетом 44 «Расходы на продажу»

· Управленческие расходы = Сумма оборотов за отчетный период по дебету счета 90 в корреспонденции со счетом 26 «Общехозяйственные расходы» (применяется для тех предприятий, где счет 26, согласно учетной политике списывается на финансовые результаты).

Аудит продаж необходим по целому ряду причин:

• Высокие риски из-за того, что существующая система продаж неустойчива;
• Неиспользуемый потенциал системы продаж, который при правильном управлении поможет фирме выйти на новый уровень;
• Неверные подходы при построении отдела продаж в прошлом;
• Устаревшие методы ведения продаж компании и прочее.

Мы учитываем все возможные риски, связанные с функционированием отдела продаж, каждая рекомендация наших специалистов ведёт к тому, что работа на предприятии становится более эффективной. Неустойчивая система продаж, неверные методы управления отделом могут проявлять свои минусы даже в самых неожиданных ситуациях. Например, увольнение сотрудника, много лет являвшегося ключевой фигурой в построении отдела продаж и в существующей системе продаж, может повлечь за собой резкое снижение эффективности работы отдела продаж и всей компании в целом. Именно для избежания таких ситуаций проводится работа по аудиту отдела продаж: наши специалисты предоставят отчёт о проделанной работе, анализ ситуации, также вам будет предоставлена рекомендация, которая поможет вам в улучшении деятельности компании, обеспечит развитие предприятия. Возможно, потребуется построение отдела продаж заново, в таком случае вы также сможете получить необходимые рекомендации от наших профессионалов, составить план работ. Система продаж станет устойчивой и эффективной, что, несомненно, положительно скажется на эффективности работы всей компании.

Аудит продаж в нашей компании

Компания «Холд-Инвест-Аудит» поможет вам организовать эффективную работу отдела продаж вашей компании: проведёт аудит системы продаж и проведёт консультацию по вопросам возможных путей её улучшения. Наши специалисты обладают необходимым опытом и знаниями, благодаря которым работа по аудиту отдела продаж будет проведена качественно и быстро. При необходимости построения отдела продаж заново из-за слишком неустойчивой системы продаж компании, мы также готовы оказать вам любую помощь: рекомендация наших специалистов поможет составить план и выполнить работу в минимальные сроки и максимально качественно. Заказать услугу можно, воспользовавшись формой заказа на нашем сайте, стоимость аудита может варьироваться в зависимости от объёма работ, специфики работы предприятия и других факторов. Цену вы можете рассчитать с помощью нашего специалиста, заказав обратный звонок в соответствующем поле сайта. Обращайтесь в нашу компанию: позвольте системе продаж реализовать свой потенциал полностью, начните развитие бизнеса и увеличьте объемы продаж до небывалого уровня!