Книга: Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Работай меньше

Это одна из лучших книг по персональной эффективности! И это не слова ее автора, а признание тысяч людей, на своем опыте знакомых с множеством систем и методик тайм-менеджмента, что оценивают ее даже выше, чем «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена, ставшей классикой жанра. Чем-то похожа на многое из того, что уже приходилось читать, но во многом отличается от каждой другой книги, конечно же – в лучшую сторону.

Керри Глисон, автор книги «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности», что в оригинале звучит как «Personal Efficiency Program: How to Stop Feeling Overwhelmed and Win Back Control of Your Work» подразумевает эффективность не как способность выжать максимум из своего времени, а вместе с тем – выжать из себя все соки, но добиться максимума, приложив минимум усилий. Разумный подход, не правда ли?

Это программа! Комплексная программа для повышения результативности работы. Personal Efficiency Program была разработана без малого 30 лет назад. За все это время, с ней познакомились миллионы людей, каждый из них изменил свою жизнь, по крайней мере в том, что касается деловой сферы своей жизни. Что же касается самой книги «Работай меньше – успевай больше», она выдержала 4 издания, переведена на 17 языков мира – это, безусловно, бестселлер.

Чему научит, в чем поможет книга Керри Глисона?

Разгрести завалы;
Перестать откладывать дела на потом;
Исключить прерывания во время работы;
Избавиться от негативной стороны перфекционизма;
Грамотно делегировать;
Эффективно работать с входящим потоком информации: бумагами, почтой и т.д.

Фишки книги

Идеально упорядоченная, продуманная логичная структура книги;
Огромное количество «иллюстраций» – примеров из практики;
Конкретность, множество легко применимых четких советов.

Для кого эта книга?

Книга предназначена, в первую очередь для работников офисов: усталых, подверженных стрессам, перегруженных, изнеможенных etc. Работа занимает у нас большую часть нашего времени. Важно, чтобы это время также приносило удовольствие, а не было каторгой. В книге Керри Глисона сказано, как этого добиться.

Принцип «сразу же»

Ключевой принцип программы: «Сразу же!». Стоит лишь взглянуть на содержание книги: большая часть глав имеет это выражение в своем названии: дайте ответ, позвоните, напишите, сделайте … сразу же, незамедлительно, не откладывая на потом.

Сила привычки

От прочтения книги «Работай меньше – успевай больше» будет толк в единственном случае: если все те принципы, о которых пойдет речь, будут не просто применены в реальной жизни, но станут привычкой, частью вашего рабочего процесса. Вопрос повышения продуктивности – это вопрос непрерывного и бесконечного совершенствования своей эффективности.

И напоследок..

12 тезисов от Керри Глисона по повышению персональной эффективности:

Наведите порядок и поддерживайте его: бумаги на рабочем столе, письма в электронном ящике, файлы и папки на компьютере;
Разберите завалы. Незавершенные дела будут постоянно преследовать вас, отнимая внимание, вызывая чувство беспокойства. С ними нужно покончить как можно быстрее;
Сделайте сразу! Решите немедленно задачу, что попала в поле зрения (речь идет о небольших по объему задачах);
Решайте задачи прежде, чем они станут проблемами. Невыполненные задачи в скором времени обретут статус срочных. Не допускайте этого – делайте сразу;
Беритесь за выполнение задачи только один раз: начали – доведите до конца, иначе много времени будет потрачено впустую;
Сократите число прерываний. Не отвлекайтесь и не переключайтесь на другие дела слишком часто – это злейший враг эффективности;
Сконцентрируйтесь над тем одним делом, которым занимаетесь. Вы можете держать в голове тысячу задач, но во время выполнения одной из них, ваша голова должна быть занята исключительно этой одной задачей;
Разделите свой рабочий день на отрезки, в тело которых поместите конкретные задачи, не пытаясь заранее определить, сколько времени потребуется на их выполнение;
Занимайте свою голову тем, что вам предстоит сделать, вместо того, чтобы думать над тем, чего вы не успели выполнить;
Наберитесь уверенности в своих силах. Иногда задачи кажутся слишком сложными, но это не повод для того, чтобы откладывать их на потом;
Не беспокойтесь. Даже в критической ситуации следует сохранять хладнокровие: если вы будете переживать о том, что не успеете или не сможете что-то – вы сделаете только хуже;
Будьте решительны. Самое худшее, что вы можете сделать в случае, когда вам необходимо принять решение – это бездействовать.

М. Дж. Райн

В этом году я… Как изменить привычки, сдержать обещания или сделать то, о чем вы давно мечтали

Эту книгу хорошо дополняют

Сила воли

Келли Макгонигал

Цельная жизнь

Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен

На пике возможностей

Роберт Поузен

Работай меньше, успевай больше

Керри Глисон

Информация от издательства

Издано с разрешения DeFiore and Company и Andrew Nurnberg Literary Agency.

На русском языке публикуется впервые

Книга рассказывает о том, как перестать строить воздушные замки, откладывать дела на потом и научиться исполнять свои желания. Эта книга будет полезна всем, кто хочет изменить свои привычки, начать выполнять данные себе обещания и добиться перемен к лучшему в жизни.

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

Предисловие к российскому изданию

Все, о чем написано в этой книге, – правда. По крайней мере, с точки зрения компании, где я работаю.

Наша компания Business Relations & OpenForum занимается тренингами по мотивации.

Мотивация в нашем случае – это импульс, энергия, вдохновение и вектор для движения вперед, чтобы люди могли достичь своих целей и реализовать мечты.

В течение более чем десяти лет нашей работы мы слышим, как люди годами откладывают в «долгий ящик» самые желанные планы, как ждут момента наладить отношения, а он все не наступает. Мы слышим много историй о том, почему что-то не получилось или не получается у людей и у компаний, и всегда неудачам находятся оправдания.

Это грустно, ведь сколько времени уходит, сколько возможностей мы упускаем, сколько людей теряем из-за страха начать действовать. А ведь нужно всего лишь сделать первый шаг, произнести важные слова.

Конечно, легко сказать – сложнее сделать. Но это и не так трудно, как кажется! Каждый из нас придумал себе эту «трудность»!

Да, мы призываем начать действовать, заметить свои привычки, поменять отношение и перейти к новому качеству жизни. Ведь не так важно, почему мы стали такими, какие есть, важно – какие мы сейчас и какими хотим быть через месяц или год.

Я очень часто говорю об этом на наших тренингах и искренне верю в то, что все в наших руках. Все в ваших руках. И все возможно. Очень важно осознать, что есть сейчас: что эффективно в ваших установках, а что нет.

В книге говорится о том, что все зависит от привычек, которые нами управляют, а также приводятся конкретные примеры того, как начать управлять ими, взять над ними верх.

Самые важные советы звучат так:

– сосредоточьтесь на главном, или будьте «как почтовая марка», – приклеенными к чему-то одному, к одной цели;

– делайте маленькие шажки – пусть они будут очень маленькие, но их обязательно нужно делать систематически;

– придумайте свою формулу успеха, которая, возможно, работала в вашем прошлом;

– четко обозначьте свое намерение – чем четче и позитивнее, тем лучше;

– ставьте перед собой цели, измеряемые качественными и временными характеристиками;

– декларируйте цели – отслеживайте свои действия;

– не нужно бояться просить помощи и т. д.

Если вы хотите начать жить по-новому, претворяя в жизнь все, что откладывали на «потом», то прочтение этой книги – самый лучший шаг, с которого можно начать увлекательный и интересный путь к своим мечтам!

И самое главное – получите невероятное удовольствие!

Арсен Рябуха,

тренер OpenForum

Ваши мечты и желания – первый шаг к успеху

Мы сами – это то, что мы делаем.

Таким образом, совершенство – не действие, а привычка.

Аристотель

– «В этом году я смогу побороть свои внутренние страхи».

– «Приведу себя в отличную физическую форму – раз и навсегда».

– «Не буду тратить больше, чем зарабатываю».

– «Сделаю все, чтобы наладить отношения в семье».

– «Открою бизнес, о котором всегда мечтал».

– «Буду помогать людям, стану волонтером».

– «Наконец-то выучу испанский язык».

Как часто мы даем себе подобные обещания?

Мы все хотим что-то изменить в своей жизни или научиться чему-то новому. Кто-то хочет похудеть, стать более организованным в делах или бросить курить. Другим нужны более глобальные установки, связанные с коррекцией личности, – стать целеустремленнее, суметь разграничить работу и личную жизнь, найти в себе силы уйти с бесперспективной работы и начать все сначала. Неважно, даем мы себе такое обещание под Новый год, в день рождения, после развода или просто в стремлении избавиться от того, что нам надоело в этой жизни. Важно другое – мы чувствуем, что нам нужно переступить порог и сделать серьезный шаг. Но проходит время, наши замечательные мечты рассеиваются, как дымка, и решение, которое казалось таким важным и необходимым, остается где-то далеко позади. Так происходит не потому, что мы больше не хотим этого , а потому, что мы просто не знаем, как это изменить.

Я верю в то, что люди могут меняться. Не поверхностно или временно. Я уверена, что все мы обладаем способностью к изменению нашего внутреннего «я» – изменению нас самих и нашей жизни к лучшему. Такой подход является базисным для всех написанных мною книг и всей работы, которую я провожу со своими клиентами. В его основе – осознание того, что мы можем прекратить делать те вещи, которые удерживают нас в прошлом, заставляя страдать; что мы способны начать наполнять свою жизнь смыслом, умиротворением и, самое главное, счастьем. Мы можем воплотить наши мечты в жизнь или сделать что-то новое, чего никогда не делали раньше. Будут это грандиозные планы или скромные желания – мы все равно можем претворить их в жизнь.

Но то, о чем легко говорить, не всегда так же легко осуществить. Это скажет любой, кто хотя бы раз пытался сознательно изменить свои привычки или сделать что-то новое. Наш мозг запрограммирован на стремление выполнять одно и то же – снова и снова. Мы можем говорить о своей готовности к переменам, даже что-то делать (как правило, недолго), а затем вновь осознаем, что воз и ныне там.

Изменение своего поведения требует работы . Наш мозг обладает невероятной пластичностью – это означает, что он способен генерировать новые клетки и проводящие пути . Но для того чтобы воспользоваться этими возможностями, нужны определенная подготовка сознания, ориентированность на результат, наличие установок на изменения и серьезная практическая работа. При этом большинство исследователей головного мозга говорят о периоде от шести до девяти месяцев – насколько же это отличается от рекламных обещаний семидневных тренингов!

Не так давно была куплена книга Керри Глисон под названием «Работай меньше, успевай больше». Аннотация к книге очень заинтересовала, что и вызвало покупку. По сути, речь шла о том, что в книге даются советы, которые позволят оптимизировать рабочий процесс и заняться повышением персональной эффективности. Это именно то, что было нужно мне и, думаю нудно многим, просто не все готовы так сразу перейти к серьезным изменениям. Хотя, все в итоге должно приводить нас к нашей цели (-ям).

Сразу стоит отметить фразу и девиз книги: «Сделай это сразу же!».

Информация о книге

О чем эта книга

Эта книга поможет вам повысить свою продуктивность, уменьшить стресс и наконец начать приходить домой вовремя! Ее четвертое издание содержит конкретные рекомендации о том, как правильно организовать свой рабочий процесс и стать более эффективными и результативными. Вы узнаете, как преодолеть привычку откладывать дела на потом, избавиться от ощущения перегруженности и начать испытывать удовольствие от работы.

Для кого эта книга

Эта книга для тех, кто твердо намерен установить баланс между рабочей и личной жизнью; эта книга поможет вам выполнять свою работу быстрее и эффективнее, высвобождая время для выполнения других обязанностей — отца или матери, супруга или супруги, друга.

Почему мы решили издать эту книгу

Более миллиона людей во всем мире делают свою работу и получают удовольствие от нее благодаря методике Керри Глисона, описанной в книге «Программа персональной эффективности». Нам хочется, чтобы вы тоже были в их числе. Узнайте, как правильно организовать рабочий процесс, пользоваться смартфонами и электронной почтой, проводить эффективные совещания, поддерживать контакты и находить время для того, чтобы заниматься тем, что вам хочется делать.

Фишка книги

В книге вы найдете конкретные советы по поводу того, как выработать новые, более эффективные привычки и постоянно совершенствовать личный стиль работы. Они были сформулированы на основе опыта сотен тысяч высокоэффективных людей, которые прошли обучение в компании PEP®WORLDWIDE почти за 30 лет ее существования.

От автора

Когда люди слышат слово «эффективность», первая мысль, которая, как правило, приходит им в голову, — о «выжимании крови из камня». Но я определяю эффективность по-другому. Под эффективностью я подразумеваю способность делать больше, но затрачивать при этом меньше усилий.

Большинство из нас никто никогда не учил тому, как работать. Люди учатся, получают профессиональное образование, приходят на работу — и вдруг обнаруживают, что оказались под лавиной бумаг и электронных писем. Как справляться с повседневными должностными обязанностями, как организовать свою работу — этому не учат нигде.

Самая распространенная ошибка, которую люди допускают при выполнении работы, — откладывают на потом дела, которые им не нравится делать.

Большинство из нас неосознанно склонны к этому. Откладывать на потом — это плохая привычка.

В вашем списке задач на следующую неделю должен быть предусмотрен и такой пункт, как контроль выполнения задач, порученных подчиненным, — это позволит вам гарантировать успешное завершение работы. Очень часто люди пользуются ежедневниками только для того, чтобы записывать в них время совещаний и деловых встреч. Вы же должны включить в свой ежедневник еще и напоминания, предельные сроки и промежуточные даты.

Мое впечатление

Начиная с самого начала книги, а она начинается с первой же обложки, точнее форзаца, на котором приведены три причины прочитать книгу:

Из этой книги вы узнаете, как успевать больше, прилагая меньше усилий.
Научитесь справляться с информационными перегрузками.
Сэкономите один месяц в году, следуя принципу «Сделайте это сразу же!».

Уже исходя из этих причин, пожалуй, у многих появилось желание прочесть книгу, ведь по сути эти причины открывают нам возможность оптимизировать нашу работу, привести ее в порядок и затрачивать меньше времени на ее выполнение. Каждому хочется отдохнуть, а сокращение затрат времени работу, зачастую неприятную, позволит нам добиться того, что можно получить больше времени на отдых и занятие любимым делом (помимо работы конечно, если она вам нравится).

В книге много говорится о том, что нужно использовать планирование, решать дела сразу, держать все документы в порядке. Именно на этом строится вся программа персональной эффективности. Девиз девизом, но без общих понимания как его применять и в каком направлении, можно сделать не ту работу, которую надо в текущий момент.

Проще говоря, моно выделить несколько элементов программы, которая описывается в книге:

Рабочее пространство должно быть всегда в порядке и обеспечивать непрерывную работу над любым делом. Здесь также стоит помнить про поддержание порядка как в бумагах, так и в компьютере. Сегодня нельзя представить себе рабочее место без него. Автор приводит примеры с почтой, календарями и документами в электронной форме. За ними нужно следить постоянно и желательно, иметь аналогичную систему размещения документов как и для бумажных копий. Даются рекомендации по выбору принадлежностей на рабочем месте, в частности, три лотка для бумаги, где хранятся бумаги, только что пришедшие (поступившие), рабочие, и те, работа над которыми завершена.
Приведение в порядок архива (если он имеется). В таком случае следует обратиться к советами по организации картотеки документов в архиве, сортировке и размещению бумаг в архиве. Это позволит быстрее находить бумаги в случае необходимости, а также помещать в архив только те, которые там действительно должны быть. При этом, стоит помнить о том, чтобы чем меньше дублирования документов, тем лучше. Если есть документы, которые можно взять у кого-то другого в организации, то не стоит хранить их у себя во избежание дублирования.
Обработка электронной почты должна производиться в строго отведенное время и не отвлекать от текущей работы. Даже, если сообщение только что получено и было показано уведомление, не стоит отрываться от текущей работы, а завершить ее, а уже потом, во время, которое ежедневно отводится на работу с почтой (около 30 минут) произвести обработку полученного сообщения. Также рекомендуется отключать все уведомления, чтобы они не отвлекали от работы. Это даст возможность сконцентрироваться на работе и выполнить ее быстрее.
Вся работа должна отталкиваться от ваших целей, которые вы установили для себя. Именно в зависимости от них и выбранного пути стоит производить планирование задач, которые нужно сделать. При правильном планировании и постановке целей и задач, это позволит вам достигнуть нового уровня и стать успешным в той области, в которой вы ведете свою деятельность. Существует несколько видов планирования, которые рассмотрены в книге. Но наиболее важными являются недельный и ежедневный план работы. Ест еще календарное планирование, но если посудить верно, то он включает в себя все остальные типы планирования, потому что календарь дополняет любой план точным сроком, который всегда можно узнать из него. Планирование отталкивается от ваших целей. Например, у вас есть проект на месяц. Вы составляете план на месяц. Далее, каждый неделю делаете план на неделю (будущую), при это проверяете выполнение плана на месяц. Далее, каждый день планируете ежедневный план на следующий день. Его также сверяете с планом на ступеньке повыше – недельным. В итоге, список дел у вас разветвляется и каждая большая задача делится на мелкие, которая выполняется в строго отведенное для него время.
Работу нужно выполнять сразу же и правильно. Необходимо постоянно совершенствоваться, именно это позволит повышать качество работы и в конечном итоге, сокращать затраты времени и сил. Автор приводит здесь в пример такие методологии как кайдзен и 6S (Sigma). Именно они дают четкое и понятное определение тому, как должна строиться работа и ее выполнение. При этом, все основывается на принципе непрерывного совершенствования. Его стоит применять во всем.
Успеха можно добиться лишь тогда, когда дело доведено до конца. Именно в этом суть всей работы – ее надо завершать, то есть у нее должен быть конец, по которому видны результаты и которые отражают завершенность работы. Это весьма сложно зачастую, но придерживайтесь правил планирования, деления большой работы на мелкие элементы и своевременное их выполнение позволит доводить дела до конца.
Сделать работу можно и зачатую нужно в любом месте. Здесь на помощь приходят мобильные офисы, которые позволяют получить в распоряжении все нужные инструменты для того, чтобы выполнить работу и сделать это сразу же! Нужно постоянно развивать эту среду, ведь в поездках на конференции или встречи часто приходится иметь при себе минимум средств и инструментов.
Руководство должны быть эффективным, а вы должны стать примером для своих сотрудников. Если вы будете придерживаться строгих правил и делать работу сразу же и во время, то сотрудники будут брать с вас пример. Вам то и надо его подавать. Ведь если подчиненные видят, что вы ничего не делаете или делаете это плохо, они будут работать так же и это приведет к серьезным проблемам. Нужно прилагать все силы для того, чтобы сотрудники всегда были с вами в контакте. Для этого проводите встречи с персоналом, выполняйте обход рабочих мест и старайтесь решить проблемы сотрудников на месте или там, где она возникла. Это тоже весьма важно. В любом случае – вы должны начать с себя.
Совещания бывают часто неэффективны и отнимают много времени, при этом отрывая вас от работы. Ваша цель – добиться максимальной эффективности от совещаний, которые проводите вы и которые посещаете. В первую очередь нужно сократить их число. Это позволит освободить себя и своих сотрудников. При проведении совещаний, следует руководствоваться набором правил, в числе которых значится четкий план, длительность и место. После совещания все материалы должны быть доступны всем его участникам. Если на совещании была поручена работа, то ее надо отметить и отслеживать ее выполнение. Кроме того, стоит четко понимать цель совещания, которая излагается в повестке, разосланной заранее всем участникам. Тип совещания может отличать одно собрание от другого и даже, место проведения, например, на месте возникновения проблемы или нештатной ситуации со всеми заинтересованными и ответственными лицами.
Порядок нужно поддерживать постоянно и делать все сразу же. Сокращение числа документов и вещей сокращает заботы о поддержании порядка. Работу можно считать выполненной, если то, над чем шла деятельность оставлено в лучшем состоянии, чем до выполнения работы.

Пожалуй, этого вполне достаточно для того, чтобы понять о чем идет речь в книге и как важно рассмотреть каждый момент, который позволит повысить персональную эффективность. Прочитав книгу каждый узнает в ней что-то новое для себя или просто подчеркнет моменты, на которые следует обратить внимание в своей работе.

Нельзя не отметить тот факт, что книга, как и сама программа больше ориентирована на корпоративный сектор, то есть на компании с большим персоналом и на ее руководителей. Это значит, что многие моменты как ни крути применить не получится в силу специфики работы. Однако, всем кто работает в офисе, это поможет очень сильно. В силу специфики работы самого автора и его компании, это все же ориентация на успешных людей, которые уже знают свои цели и работают над их достижением. В зависимости от вашего положения на этой корпоративной карьерной лестнице, вы сможете подчеркнуть для себя самое важное и приступить к применению с уелью подняться еще выше.

Недостатки книги

Как и многие другие книги, книга имеет свои недостатки. Нет наверно не одной книги по данной тематике, которая была бы идеальна во всем. Здесь же вернее сказать, книга имеет недостатки, с моей точки зрения, связанные со сроком давности слов в оригинальной книге на английском языке и с учетом развития технологий, ее надо обновить до более свежей информации.

Основной недостаток можно отметить в том, что автор не приводит отдельной главы, по создания хорошего и по-настоящему мобильного офиса. Сегодня технологии довольно сильно развиты и большинство людей имеет мобильные устройства с выходом в Интернет и массой приложений. Кроме того, корпоративный сектор сейчас движется на применение новых технологий, таких как облака, которые позволяют создавать свои инфраструктуры в них и обеспечивать более простой уровень доступа своих сотрудников к своим рабочим места из любой точки мира, а также связывает клиентов более успешно. Сегодня многие могут позволить себе портативные компьютеры и планшеты.

Автор упоминает персональные компьютеры и ноутбуки. Сегодня рынок ноутбуков растет, мобильный компьютеры вымерли в том виде, в котором они были в 2005-2008 году. Сейчас на рынке доминируют смартфоны и планшеты, которые обеспечивают мобильность, при этом предоставляют большой потенциал роста и мощности, необходимой для решения задач любой сложности.

Кроме того, частое упоминание автором приложения для работы с почтой и даже планирования MS Outlook (причем далеко не самой новой версии) несколько накладывает веяние той корпоративной культуры, где оно используется и автором в том числе. Сегодня тяжело иметь одно приложение в рамках всех устройств. Несмотря на всю свою историю и функционала, стоит больше говорить о том, что имеются специальные сервисы для планирования работ и учета электронной почты, которые можно применять в любом типе офиса. Ведь если речь идет о корпоративном секторе, то унификация набора программного обеспечения и политики безопасности, вынуждает работать с одним вендором, обеспечивающим полный спектр услуг и предоставляющий полный набор ПО.

Наверно отмеченные недостатки и нюансы связаны с моей спецификой работы или тем, что хотелось бы все самое свежее. Но стоит вспомнить тот же корпоративный сектор – там зачастую наблюдается отставание, связанное со сложностями и невозможностью перехода на новое в силу ряда причин (переучивание персонала, обновление инфраструктуры, изменение политик безопасности и многое другое). Именно поэтому, каждый кто не связан с этими ограничениями, может спокойно варьироваться свои инструменты и средства и часто менять их в поиске наиболее оптимального.

Подсказка для быстрого ознакомления с книгой

Для лучшего освоения и запоминания содержания книги с сделал ментальную карту, на которую пришлось потратить порядочно времени, чтобы занести в нее основные моменты из книги. Конечно, ее есть еще куда улучшать, но даже при таком варианте по ней можно многое понять даже не читаю всю книгу.

Откладывание - вор времени.
Эдуард Юнг

Одни объясняют беспорядок тем, что он дает им пищу для ума и способствует творческому процессу. Другие убеждены, что творческие люди рождаются такими. На самом деле все не так!
Керри Глинсон

Керри Глисон Работай меньше, успевай больше: программа персональной эффективности

Оригинальное название : Personal Efficiency Program: How to Stop Feeling Overwhelmed and Win Back Control of Your Work

Проблематики книги

Каждый из нас начинает свой рабочий день в надежде многое успеть и вечером со спокойной душой уехать из офиса домой. Но на деле наша деятельность представляет собой постоянное переключение между срочными и очень срочными делами, между Skype и электронной почтой, телефоном и недочитанной статьей о положении дел на рынке. В итоге задачи накапливаются, кран в ванной протекает второй месяц (о чем регулярно напоминает супруга), а дети уже и не ждут, что на выходных вы отвезете их в дельфинарий.

В ответ на это Керри Глисон разработал систему PEP (Personal Effi ciency Program). За почти тридцатилетнюю историю достоинства программы PEP уже успели оценить более миллиона человек и тысячи компаний по всему миру . Более чем в двадцати странах мира работают представительства PEP®WORLDWIDE, которые проводят индивидуальное обучение топ-менеджеров и целых коллективов. Они гарантируют, что каждый, прошедший обучение по программе PEP®, освободит для себя минимум один дополнительный час в день.

Обзор программы персональной эффективности Керри Глисона

Самая распространенная ошибка, которую люди допускают при выполнении работы, - откладывают на потом выполнение более трудных, требующих определенных усилий задач. Большинство из нас делают это неосознанно.

Откладыть на потом - плохая привычка. Огромное количество времени уходит на поиск оптимального способа выполнения той или иной работы, вместо того, чтобы реально браться за дело.

Организация рабочего процесса

Чтобы правильно организовать рабочий процесс, начните с оптимизации существующей системы хранения информации.

Распределите входящую почту по датам и, начиная с самых старых, выполните с каждым письмом следующие действия.

Если вы можете ответить на электронное письмо, и это займет всего несколько минут, - сделайте это сразу же.
Если работу с письмом можно поручить кому-то другому, сделайте это сразу же.
Если работа с письмом требует некоторого времени, внесите соответствующий пункт в список задач.Такие программы, как Outlook, Lotus Notes и другие, позволяют это делать. В частности, запишите, какой следующий шаг необходимо будет предпринять, и включите опцию «Напоминание», если хотите, чтобы в определенное время программа напомнила вам об этом.
Если хотите сохранить электронное письмо, чтобы просмотреть его в будущем, создайте в ящике входящих сообщений папки (названия которых должны соответствовать названиям папок для рабочих бумаг), а затем переместите письмо в нужную.

Подобно поступите и со всеми окружающими вас бумагами!

По завершению первого этапа программы PEP, ваш стол уже должен быть полностью очищен от бумаг, а сами бумаги разложены так, чтобы вам было легко находить нужные. Электронные документы тоже должны быть упорядочены, а ящик входящей почты пуст. Все, что необходимо сделать, должно быть внесено в список задач.

Благодаря такой организации персонального рабочего процесса вам будет гораздо легче сразу же приступать к делу.

Самое важное правило, которого необходимо придерживаться при выполнении работы, звучит так: незамедлительно приступайте к решению поставленной задачи. Главный лозунг программы PEP: «Сделайте это сразу же!» Разумеется, далеко не все можно сделать сразу же, да и не всегда целесообразно так поступать. Однако вы должны поставить перед собой такую цель: никогда не откладывать решение вопроса, если он попал в ваше поле зрения. Если вы не собираетесь с ним ничего делать - оставьте его вне зоны своего внимания. Если же он все-таки попал в эту зону - займитесь им.

При обработке электронной почты придерживайтесь следующих четырех правил.

Обработайте поступившее сообщение сразу же! Прочитайте его, ответьте и, если что-то еще требуется, сделайте это сразу же.
Поручите работу с пришедшим письмом другому человеку. Если оно требует действий, которые может или должен выполнить другой сотрудник, перешлите его этому человеку сразу же.
Включите поступившее сообщение в список задач. Если полученное письмо требует от вас действий, на выполнение которых понадобится некоторое время, включите их в список первоочередных задач в своем рабочем графике.
Удалите поступившее сообщение или переместите его в другую папку.

Навык "Группирование однотипных задач"

Проанализируйте все операции, которые вам приходится выполнять на протяжении рабочего дня. Определите, какие из них можно сгруппировать - например, телефонные звонки, обработка электронной почты, контроль выполнения задач, оплата счетов, чтение, текущая работа с документами, их систематизация, встречи с подчиненными, а также любые другие ежедневные рутинные функции. Сгруппировав их, придерживайтесь практики их выполнения в отведенное для этого время.

Практика планирования

Я рекомендую выделить в своем рабочем графике время (скажем, один раз в неделю) на анализ задач, оставшихся невыполненными, и определить, какие из них требуют немедленной реализации, а какие можно отложить до следующей недели.

Непрерывное совершенствование

Итак, если вам трудно выполнить какую-то часть работы, спросите себя, каким образом вы можете ее хотя бы немного облегчить. Если вы не собираетесь ничего делать с бумагами - не тратьте зря времени на их просмотр. Если не намерены отвечать на сообщения голосовой почты - не тратьте времени на их прослушивание. Если не планируете отвечать на электронные письма - не тратьте времени на их прочтение. Не засоряйте свой день делами, которых не собираетесь делать. Займитесь лучше, что действительно нужно, - и сделайте это сразу же.

Поучительный пример из жизни

Беспорядок олицетворяет собой подход человека к работе и жизни. Он говорит о таком человеке, например, то, что подобный хаос может твориться и у него в голове. Одни объясняют беспорядок тем, что он дает им пищу для ума и способствует творческому процессу. Другие убеждены, что творческие люди рождаются такими.

Однажды одна из моих коллег рассказала мне историю о том, как она впервые побывала в доме знаменитого художника в Нью-Йорке. До этого у нее уже сложилось определенное представление о том, как должен выглядеть дом художника: авангардистским, очень захламленным, с расставленными по углам картинами и студией, изобилующей всякими предметами, стимулирующими творческое воображение. Однако когда она вошла в дом и оглянулась вокруг, то увидела везде полный порядок и чистоту. Она подумала, что, возможно, художник сделал уборку в ожидании гостей, но, зайдя в его студию как-то вечером, застала и там идеальный порядок: все кисточки на своих местах, тюбики с краской тоже аккуратно сложены и подписаны.

Она не могла поверить своим глазам: увиденное полностью противоречило ее представлению о том, как работают художники.

Не удержавшись, она задала хозяину дома вопрос, на что он ответил, что научился этому в колледже, когда изучал искусство. Его учили содержать все свои инструменты в полном порядке. Художник знал, что кисточки быстро испортятся, если их не мыть после каждого использования. Он подписывал все свои краски, чтобы не забыть, какие именно смешивал.

Если вы хотите работать так же эффективно, как этот художник, то должны быть организованными и поддерживать свое рабочее место в чистоте.

Живите под девизом: «Делайте свою работу и приводите все в порядок по мере ее выполнения!»

Скачать рецензию (обзор) книги в формате pdf можно .

Выводы о книге Керри Глисона "Работай меньше, успевай больше"

Практика показывает: многие люди высоко квалифицированы в профессиональном плане, умеют применять новые технологии, но большинство их них имеют лишь поверхностное представление о принципах организации рабочего времени. В итоге хорошие профессиональные навыки утопают в рутине. Книга Керри Глисона восполняет этот пробел. Вот неполный список того, чему может научить вас книга «Работай меньше»:

Приобрести привычку выполнять небольшие дела сразу, а не откладывать на потом;
- получить навык группировать однородные задания, чтобы экономить время;
- прекратить использовать срочность определенных задач в качестве предлога для откладывания других задач на потом;
- как привести в порядок рабочее место, файлы на компьютере и сэкономить время, тем самым прекратить тратить время на поиски нужных вещей;
- игнорировать информацию, не представляющую для вас никакой ценности, и сделать так, чтобы она вообще к вам не поступала;
- положить конец прерываниям в работе, отнимающим у вас время.

При чтении данной книги у меня возникла мысль, что автор просто скопировал и развил систему управления временем GDT Дэвида Аллена – и сделал это весьма умело. Но наведя справки, выяснилось, что первое издание книги Керри Глинсона на 5 лет опередило выход популярной книги Дэвида Аллена. По моему мнению, на фоне книги «Работай меньше, успевай больше» система GDT Дэвида Аллена выглядит незаконченным, не годным к употреблению продуктом. В свою очередь, книга Глинсона достойна массы похвал и будет очень полезной для желающих работать максимально продуктивно.

За весьма детской обложкой 4-го издания данной книги предложенной в 2012 году издательством "Манн, Иванов и Фербер" вы найдете "вызревшую", ясную и четкую систему управления временем, которую применяют миллионы людей по всему миру.

Купить/скачать книгу "Работай меньше, успевай больше" можно здесь: или

Вместе с прогрессом информационных технологий, увеличилось и количество информации, что нужно воспринимать и обрабатывать. Эта книга поможет вам лучше справляться с информационными потоками и выполнять задачи. Книга построена на базе Программы Персональной Эффективности (Personal Efficiency Program, PEP ).

Следует помнить, эта книга — не учебник по тайм-менеджменту! Это некая пошаговая инструкция ежедневной деятельности офисного сотрудника. Керри Глисон, автор книги, подчеркивает, что процесс повышения персональной эффективности начинается с самоменеджмента. Очень важно задавать себе вопросы «что» и «как» вы делаете. Цель Программы Персональной Эффективности облегчить выполнение работы путем незамедлительного выполнения задач. Главный лозунг програмы PEP:

Сделай это сразу же!

Но не следует воспринимать слова как единственную истину. Иногда решить проблему нельзя прямо сейчас или же это нецелесообразно. Однако вы не должны откладывать решение вопроса, если он попал в ваше поле зрения (запланируйте время на решение этого вопроса уже завтра, делегируйте это другим сотрудникам).

В книге вся информация расложена «по полочкам» и вы сразу можете применять советы на практике (это и есть лозунг книги). Если вы будете откладывать все советы и инструкции на завтра, то можете даже не браться за эту книгу, и за другие тоже.

На результат и скорость нашей работы влиет все, что нас окружает:

рабочее пространство
электронная почта
документы и корреспонденция
архивные записи
если сказать коротко — всё

Для быстрого и эффективного выполнения задач вы должны точно знать где находится необходимые документы, кто отвечает за выполнение более мелких задач, когда нужно это сделать. Вы должны быть как часовщик и знать о всех мелких деталях. Тогда вас ждет успех.

Как пример, вот вам алгоритм обработки электронной почты:

1. Обрабатывайте поступившие сообщения сразу же! Прочитайте его, ответьте, если что-то еще требуется, сделайте сразу же.

2. Поручите работу с пришедшим письмом другому человеку. Если оно требует действий, которые может или должен выполнить другой сотрудник, перешлите этому человеку сразу же.

3. Включите поступившее сообщение в список задач. Если полученное пиьсмо требует от вас действий, на выполнение которых понадобится некоторе время, включите их в список первоочередных задач в соем рабочем графике.

4. Удалите поступившее сообщение или переместите его в другую папку.

Как видите этот пример ярко отражает смысл книги — сделай сразу же!

Эта книга подойдет менеджерам и руководителям. Она позволит уменьшить время на решение легких задач и упростит решение сложных.

Книга: Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Работай меньше – успевай больше